請求書はどれくらい保存すればよいか迷っていませんか？この記事では、零細企業が知っておくべき保存期間の基本と法的根拠を解説します。
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⑥請求書の保存期間とその法的根拠を解説
請求書の保存期間は何年？基本ルールを押さえよう
請求書は、取引の証拠書類として一定期間保存しておく義務があります。
保存期間を守らないと、税務調査時に指摘を受けたり、思わぬトラブルにつながるリスクも。まずは基本を押さえましょう。
保存期間の原則は「7年間」
法人税法や消費税法では、請求書の保存期間は原則7年間と定められています。
これは、会社の事業年度終了後7年を超える期間、帳簿書類を保存しておかなければならない、というルールに基づきます。
たとえば、2025年3月決算の請求書であれば、2032年3月末まで保存する必要があるということです。
例外的に10年間保存が必要なケース（電子帳簿保存法・インボイス制度）
近年、電子帳簿保存法の改正や、インボイス制度の導入により、場合によっては10年間保存が必要となるケースもあります。
特に、
- インボイス発行事業者として登録している場合
- 電子取引データ（PDF請求書など）を受領している場合
には、10年保存が求められる可能性があるため、個別のケースに応じた確認が必須です。
請求書保存の法的根拠とは？【わかりやすく解説】
「なぜ保存が必要なのか？」
その答えは、いくつかの法律に基づいています。
法人税法・消費税法による保存義務
法人税法施行規則および消費税法施行規則では、企業に対して取引証憑（請求書や領収書など）を7年間保存する義務を課しています。
これは、企業が正しく所得や消費税を申告したことを証明するために不可欠な措置です。
電子帳簿保存法による電子保存要件
帳簿や書類を電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
たとえば、
- タイムスタンプの付与
- 改ざん防止措置
- 適切な検索機能の確保
が求められます。
電子保存の要件を満たさないと、保存書類として認められない場合があるため注意が必要です。
インボイス制度による保存義務の強化ポイント
インボイス制度では、買い手側にも「適格請求書」（インボイス）の保存義務が課されています。
このため、従来以上に、正確な形式での保存管理が求められるようになっています。
紙保存と電子保存、どちらが有利？【メリット比較】
請求書の保存方法には、「紙保存」と「電子保存」の2つの選択肢があります。それぞれの特徴を比較してみましょう。
紙保存のメリット・デメリット
メリット
- 手軽で導入が簡単
- 小規模事業者にはハードルが低い
デメリット
- 保管スペースの圧迫
- 劣化・紛失リスク
- 検索・抽出に時間がかかる
電子保存のメリット・デメリット
メリット
- 保管コスト削減
- 劣化リスクなし
- 簡単に検索・出力が可能
デメリット
- 電子帳簿保存法対応が必要
- システム導入や運用コストが発生する場合も
電子保存への移行時に注意すべき点
電子保存に移行する際は、単にデータを保存するだけでは不十分です。
電子帳簿保存法に適合した方法（タイムスタンプ付与、検索性確保など）で保存しなければ、法的に認められないため、システム選びが重要になります。
アピス発注請求システムではどのように保存管理を実装しているか？
請求書保存業務を効率化・確実化するために、アピス発注請求システムは次のような機能を搭載しています。
請求書データの自動保存・ステータス管理機能
- 作成した請求書は発行ステータスごとに自動保存され、履歴として管理されます。
- いつ・誰が・どのように発行したかが履歴として残るため、後からの確認・検証も容易です。
電子帳簿保存法対応の履歴管理・タイムスタンプ運用
- 電子帳簿保存法に求められる履歴保存とタイムスタンプ付与運用にも対応。
- 改ざん防止や保存要件のクリアに役立つ設計になっています。
検索・出力機能による監査・税務調査対応の強化
- 保存された請求書データは、発行日、取引先名、金額などで簡単に検索・出力可能。
- 監査や税務調査時にも、迅速に対応できる体制を整えることができます。
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まとめ｜請求書保存は「義務」と「経営リスク対策」
請求書の保存は、単なる「保管作業」ではありません。
- 法律上の義務を守る
- 企業の信用を守る
- 将来のトラブルを防ぐ
という、経営上重要な意味を持っています。
特にインボイス制度施行後は、保存ミス＝税務リスク直結の時代に。
システムを活用して、確実かつ効率的に保存・管理を徹底していきましょう！
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